Art.1136 u.c. Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore
• Il codice si esprime con la locuzione di “processo verbale” che rimanda ad un’attività in fieri ossia che si svolge nell’occasione della verbalizzazione e di cui la verbalizzazione riporta i passi salienti. Di conseguenza appare non conforme a legge la prassi della verbalizzazione ex post.
• L’amministratore pur non essendo componente essenziale dell’assemblea, deve curare con attenzione la redazione del verbale perchè è lo strumento che gli servirà per la sua attività. Il mio consiglio è quello di preparare il verbale prima del suo svolgimento in modo da poter affrontare eventuali dubbi dei condomini e rendere la discussione produttiva. Il verbale, redatto in sede di assemblea, dovrà essere riletto punto per punto e approvato affinché sia ben chiaro quanto si è deciso.
• Fatta eccezione per l’assemblea telematica, le figure del presidente e del segretario d’assemblea non sono indicate dal codice e non sono quindi obbligatorie. La giurisprudenza di legittimità afferma in modo costante che un verbale d’assemblea è valido anche se non sottoscritto dal presidente e dal segretario; afferma altresì che eventuali irregolarità nella nomina di tali figure non possono costituire motivo di invalidità delle delibere.
• Nulla vieta che l’amministratore faccia sottoscrivere a tutti i condomini presenti il verbale. La sottoscrizione da parte dei presenti risulta indispensabile in due occasioni: -) quando il singolo condomino si assuma una precisa obbligazione (ad esempio, farsi carico di una ben determinata spesa) o autorizzi un intervento sulla sua proprietà; -) quando l’assemblea assuma una delibera per cui è necessaria l’unanimità dei consensi (ad esempio, ripartizione di una spesa secondo criteri difformi rispetto a quelli legali).
• Assemblea telematica: art.66 DDAACC c. 6 <>.
• Luogo: Le disposizioni attuative del Codice richiedono l’indicazione del luogo di svolgimento dell’assemblea all’interno dell’avviso di convocazione; tale luogo deve essere raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti e deve garantire un corretto svolgimento della riunione.
La nuova formulazione dell’art. 66 disp.att.c.c. legittima lo svolgimento dell’assemblea anche nel luogo “virtuale” rappresentato dalla piattaforma utilizzata per la connessione. Dovendo garantire il rispetto dei requisiti di cui sopra, sarà necessario che gli strumenti utilizzati dall’amministratore: garantiscano la partecipazione ed una accessibilità adeguata; permettano il monitoraggio circa l’effettivo collegamento di tutti i partecipanti; permettano, a chi non sia dotato di connessione internet, di partecipare alla riunione in modalità audio tramite una telefonata ad un numero urbano. Parte della dottrina ritiene che vada sempre e comunque assicurata la possibilità di partecipazione in modalità “fisica” all’assemblea.
• Assemblee miste: lo svolgimento della riunione potrà essere in presenza ovvero a distanza ovvero in forma c.d. mista (alcuni presenti ed altri a distanza); il Condominio dovrà variare il regolamento ed ammettere sempre la possibilità dello svolgimento da remoto ovvero, in alternativa, acquisire tempestivamente in concomitanza della singola riunione, il consenso della maggioranza dei condomini (per testa) per permettere le riunioni da remoto; allo scopo l’amministratore nell’avviso di convocazione dovrà indicare, oltre ai requisiti per il collegamento e di abilitazione alla riunione a distanza, anche l’avvertenza che ciascun condomino potrà far pervenire il proprio dissenso entro un certo termine ed in difetto il silenzio si interpreterà come consenso allo svolgimento con modalità da remoto o, comunque, mista; solo nel caso in cui abbiano a pervenire manifestazioni di dissenso che costituiscano la maggioranza degli aventi diritto al voto, dovrà re-inviare nuovo avviso per informare che la riunione si terrà solo in presenza (revocando la precedente abilitazione). È ragionevole ritenere che le modalità di svolgimento a distanza possa incontrare il favore di molti consentendo una più diffusa partecipazione
• Per costante giurisprudenza la delibera condominiale non è annullabile se il verbale, sebbene non riporti i nominativi di tutti i condòmini che hanno votato a favore, contiene l’elenco di tutti i presenti con i relativi valori millesimali, menzionando astenuti e dissenzienti giacchè è possibile risalire “per sottrazione” all’identità dei condòmini che hanno dato il loro assenso all’approvazione. In particolare, dalla delibera impugnata si ricava il nominativo dei condomini presenti (per delega o personalmente) e i millesimi da essi rappresentati (indicati a fianco al nome di ciascuno), i condomini che avevano votato contro e quelli astenutisi. Tali dati consentono di stabilire con sicurezza, per differenza, quanti e quali condomini abbiano superato il quorum richiesto. Aggiunge la S.C. (Sent.32346/2018) che se la delibera è unanime, non serve indicare nel verbale né il nome né il numero dei votanti, in quanto tutti i presenti hanno espresso voto favorevole, precisando che, trattandosi di decisione assunta all’unanimità, “non era necessaria la verbalizzazione del numero dei votanti a favore o contro la delibera approvata poiché tutti avevano espresso il voto favorevole”.